7大管理工具，500强企业都这么用的

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• Strengths：优势

• Weaknesses：劣势

• Opportunities：机会

• Threats：威胁

意义：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

• Plan：制定目标与计划；

• Do：任务展开，组织实施；

• Check：对过程中的关键点和终结果进行检查；

• Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

意义：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

• What：工作的内容和达成的目标；

• Why：做这项工作的原因；

• Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；

• When：在什么时间、什么时间段进行工作；

• Where：工作发生的地点 ；

• How：用什么方法进行；

• How much：需要多少成本？

意义：做任何工作都应该从5W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用5W2H，能节约写报告及看报告的时间。

• Specific 具体的；

• Measurable 可测量的；

• Attainable 可达到的；

• Relevant 相关的；

• Time based 时间的；

意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

特别注明：

有的又如此解释此原则：

★ S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
★ M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
★ A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
★ R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
★ T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

时间管理-重要与紧急

五

1

重要且紧急

• 紧急状况

• 迫切的问题

• 限期完成的工作

• 你不做其他人也不能做

2

重要不紧急

• 准备工作

• 预防措施

• 价值观的澄清

• 计划

• 人际关系的建立

• 真正的再创造

• 增进自己的能力

3

紧急不重要

• 造成干扰的事、电话、信件、报告会议

• 许多迫在眉捷的急事

• 符合别人期望的事

4不重要不紧急

• 忙碌琐碎的事

• 广告函件

• 电话

• 逃避性活动

• 等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

任务分解法WBS

六

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动
 

WBS分解的原则：

将主体目标逐步细化分解，底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
 

WBS分解的方法：

至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
小组讨论。

WBS分解的标准：

分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。

意义：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

二八原则

七

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：

• 80%的销售额是源自20%的顾客；

• 80%的电话是来自20%的朋友；

• 80%的总产量来自20%的产品；

• 80%的财富集中在20%的人手中；

这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在重要、紧迫的事情上。